El cuaderno de ocurrencias (o registro de novedades) es la memoria del puesto. Si algo pasó y no se anotó, para el cliente es como si no hubiera pasado. Un buen registro y un buen relevo de turno son parte de lo que exige la ISO 9001 en un servicio de seguridad: que la información no se pierda y que el servicio sea el mismo en cada turno.
Qué se anota
- Inicio y fin del turno, y el estado en que se recibe el puesto.
- Rondas realizadas y lo que se encontró.
- Ingresos o salidas fuera de lo normal: visitas sin cita, vehículos, materiales.
- Incidentes, quejas, personas alteradas o situaciones sospechosas.
- Fallas de equipos: cámaras, luces, puertas, alarmas.
- Instrucciones recibidas del cliente o del supervisor.
Cómo escribirlo bien
- Hora exacta de cada hecho.
- Hechos, no opiniones: «el visitante gritó e insultó al agente» en lugar de «el visitante estaba loco».
- Quién, qué, dónde y qué se hizo: nombres o datos, lugar, acción tomada y a quién se avisó.
- Letra clara y sin borrones; si hay un error, se tacha con una línea y se firma.
- Firma al cierre de cada registro o turno.
El relevo de turno
El cambio de turno es un momento de riesgo: si la información no pasa, el agente entrante no sabe qué vigilar. Un buen relevo incluye:
- Lectura de las novedades del turno anterior.
- Pendientes: visitas esperadas, equipos fallando, consignas nuevas.
- Revisión rápida del puesto y del equipamiento que se entrega.
- Firma de ambos agentes.
Por qué es tan importante
Un registro claro sirve como evidencia ante un incidente, ayuda al supervisor a detectar patrones y le muestra al cliente el trabajo del servicio. Es uno de los controles diarios del SIG en el puesto.
¿Quieres un servicio con registros y supervisión que puedas revisar? Solicita una propuesta.